Cách tính số lượng giấy vệ sinh cho khách sạn mỗi tháng
Hỏi bộ phận buồng phòng “mỗi tháng khách sạn dùng bao nhiêu cuộn giấy”, câu trả lời thường là “khoảng chừng đó”. Đặt theo cảm tính dẫn tới hai tình huống: tháng cao điểm thiếu hàng phải mua lẻ giá cao, tháng thấp điểm kho chất đầy giấy, dễ ẩm. Bài này hướng dẫn cách tính số lượng giấy vệ sinh cho khách sạn mỗi tháng dựa trên số liệu thật của chính anh/chị.
Công thức cơ bản
Số cuộn cần/tháng = Số phòng × Công suất phòng × Số đêm trong tháng × Định mức cuộn/phòng/đêm
Trong đó:
- Số phòng: tổng số phòng đang kinh doanh, không tính phòng đang sửa chữa.
- Công suất phòng: tỷ lệ phòng có khách trung bình trong tháng. Lấy từ phần mềm quản lý khách sạn hoặc báo cáo lễ tân.
- Số đêm: 28, 30 hoặc 31 tuỳ tháng.
- Định mức cuộn/phòng/đêm: số cuộn trung bình một phòng có khách dùng hết trong một đêm. Đây là con số quan trọng nhưng khó đoán, và anh/chị nên tự đo.
Ba con số đầu anh/chị đã có sẵn. Việc chính là tìm ra định mức.
Vì sao phải tự đo định mức
Không có một định mức chung cho mọi khách sạn. Định mức thay đổi theo nhiều yếu tố:
- Tệp khách: khách công tác một người khác khách gia đình ba bốn người.
- Thời gian lưu trú: khách ở một đêm khác khách ở cả tuần.
- Quy định set-up: phòng để một cuộn hay hai cuộn, có thay cuộn dở khi khách trả phòng hay không.
- Mã giấy đang dùng: cuộn 150–155 tờ hết nhanh hơn cuộn 222–228 tờ.
Lấy định mức của khách sạn khác, hoặc một con số đọc được ở đâu đó, có thể lệch rất xa thực tế của anh/chị.
Cách đo định mức thực tế trong 2 tuần
- Chốt tồn đầu kỳ. Ngày bắt đầu, đếm số cuộn trong kho, trên xe đẩy buồng phòng và trong các phòng.
- Ghi xuất kho hằng ngày. Mỗi ca, trưởng ca buồng phòng ghi số cuộn lấy từ kho.
- Ghi số phòng có khách mỗi đêm. Lấy từ báo cáo lễ tân.
- Chốt tồn cuối kỳ. Sau 14 ngày, đếm lại như bước 1.
- Tính định mức: (Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ − Tồn cuối kỳ) ÷ Tổng số phòng-đêm có khách trong 14 ngày.
Một vài lưu ý khi đo:
- Chọn 2 tuần có công suất gần với mức trung bình, tránh tuần lễ Tết hoặc tuần vắng bất thường.
- Nếu khách sạn có mùa rõ rệt, đo hai lần: một lần mùa cao điểm, một lần mùa thấp điểm.
- Tách riêng giấy dùng cho khu nhân viên, sảnh, nhà hàng. Các khu này tính theo cách khác, không gộp vào định mức phòng.
- Nếu có hai hạng phòng dùng hai mã giấy khác nhau, đo riêng từng hạng.
Tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn là lượng giấy dự phòng để không bị hụt khi công suất tăng đột ngột hoặc giao hàng chậm. Công thức đơn giản:
Tồn kho an toàn = Số cuộn dùng trung bình mỗi ngày × Số ngày dự phòng
Số ngày dự phòng tuỳ khoảng cách từ khách sạn tới nơi giao hàng và lịch giao. Tại TP.HCM, thời gian giao từ 2 tới 72 giờ tuỳ khu vực, anh/chị có thể bắt đầu với mức khoảng một tuần rồi điều chỉnh. Ở tỉnh, giao theo thoả thuận, anh/chị có thể cần giữ nhiều hơn.
Ngoài tồn kho an toàn, cần tính thêm lượng set-up trong phòng: nếu mỗi phòng để một cuộn dùng và một cuộn dự phòng, lượng này nằm cố định trong phòng và cần có ngay từ đầu.
Ví dụ giả định
Các con số dưới đây là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính. Anh/chị thay bằng số thực tế của đơn vị mình.
| Hạng mục | Giá trị giả định | Cách tính |
|---|---|---|
| Số phòng | 60 phòng | — |
| Công suất trung bình | 75% | — |
| Số đêm | 30 | — |
| Phòng-đêm có khách | 1.350 | 60 × 0,75 × 30 |
| Định mức đo được | 0,4 cuộn/phòng/đêm | Theo đo 2 tuần |
| Số cuộn dùng trong tháng | 540 cuộn | 1.350 × 0,4 |
| Dùng trung bình mỗi ngày | 18 cuộn | 540 ÷ 30 |
| Tồn kho an toàn 7 ngày | 126 cuộn | 18 × 7 |
Tháng đầu, anh/chị cần: 540 cuộn dùng + 126 cuộn tồn an toàn + lượng set-up phòng (nếu chưa có). Từ tháng thứ hai, tồn an toàn đã có sẵn, chỉ đặt bù phần đã dùng, khoảng 540 cuộn, tức 54 lốc, hơn 5 thùng một chút.
Nếu dùng AKS10 giá tham khảo khoảng 46.000đ/lốc, chi phí tham khảo khoảng 2,5 triệu đồng/tháng trước chiết khấu sỉ. Đơn này vượt mức 1 triệu đồng nên được giao miễn phí tại TP.HCM.
Đổi mã giấy thì tính lại thế nào
Khi đổi từ mã 150–155 tờ (AKC10, AKS10) sang RTS10 (222–228 tờ), số cuộn cần thường giảm vì mỗi cuộn dài hơn. Có thể ước tính sơ bộ bằng cách nhân số cuộn hiện tại với tỷ lệ số tờ (khoảng 152 ÷ 225). Tuy vậy, cách làm đúng là đo lại định mức 2 tuần sau khi đổi, vì thói quen dùng và cách thay cuộn của nhân viên cũng ảnh hưởng.
Với phòng hạng cao dùng mã 3 lớp như JPS10 hoặc JPP10, anh/chị cũng đo riêng theo cách trên.
Đưa vào lịch đặt hàng định kỳ
- Chốt lượng đặt cố định mỗi tháng hoặc mỗi 2 tuần theo số đã tính.
- Rà lại mỗi quý, hoặc khi công suất thay đổi rõ.
- Trước mùa cao điểm, báo trước để nhà cung cấp chuẩn bị hàng.
- Kho để khô, kê thùng cách nền, nhập trước xuất trước. Hàng hư hỏng, ẩm mốc khi nhận được đổi trả miễn phí.
Xem thêm gợi ý chọn mã theo hạng phòng tại giải pháp giấy vệ sinh cho khách sạn.
Cần hỗ trợ tính số lượng?
Anh/chị gửi số phòng, công suất và mã giấy đang dùng. Chúng tôi giúp dựng bảng tính và báo giá theo lịch giao định kỳ. Xem bảng giá, gọi hoặc Zalo 0903 004 112, hoặc gửi yêu cầu tại trang liên hệ.